Основы качественного конференц-сервиса 

 

Конференция - важная часть в жизни каждого делового человека. Целей у нее несколько. Во-первых, это представление новинок и трендов в специализированных сферах. Во-вторых, знакомство целевой аудитории с предлагаемыми инновациями. В-третьих, общение с партнерами и коллегами, повышение профессиональных навыков. Все эти цели будут достигнуты с помощью качественной конференции. Как провести деловое мероприятие максимально успешно, расскажет ивент агентство в Киеве High Day в своей свежей статье.

Приступим к обсуждению

1. Планирование бизнес-мероприятия. Перед тем как что-либо начинать необходимо все обдумать. Формат события зависит от целей и количества приглашенных. Поэтому заранее стоит обсудить эти вопросы. Сначала, посчитайте длительность. Включите в этот промежуток выступления всех желающих, перерывы, время регистрации гостей и общение участников между собой. Итак, если общая продолжительность составила около 6 - 8 часов, то мы советуем спланировать деловое мероприятие на несколько дней, в которое будет входить выступления, перерывы, питание, развлечения и прочие активности.

2. Проживание. При выборе идеального места, учитывайте несколько факторов. Если бронировать места в отеле или загородном комплексе, то конференц-зал искать не придется. А найти соответствующий холл бывает очень сложно. Если место проживания и проведения будут находиться на одной местности, то переживать за транспорт не нужно. Все участники смогут комфортно расположиться вблизи предполагаемого события.

3. Конференц-зал. Арендовать достойную площадку для того, чтобы организация конференций прошла успешно, необходимо. Учитывайте количество приглашенных. Не имеет смысла бронировать холл на 600 человек, если будет лишь 100. Принимайте к сведению вместимость, качественное техническое оборудование, которое соответствует всем требованиям, возможность использовать свое обеспечение или найти дополнительное, а также геолокацию и трансфер. Как было оговорено в предыдущем абзаце, лучше всего, если площадка для конференции и место проживания будут рядом. Это намного упростит задачу.

4. Развлекательная шоу-программа. Культурный отдых после мозгового штурма еще никто не отменял. Заранее позаботьтесь о поездках, экскурсиях для всех. Тем более, если из участников будет много иногородних лиц. Торжественным завершением конференции послужит банкет, фуршет или шведский стол. Решать вам. Следует продумать меню, учитывая пристрастия гостей, позаботиться о красивом оформлении локации, подобрать артистов и ведущего, выбрать музыкальное сопровождение. Яркие спецэффекты станут изюминкой вечера и оставят неповторимые воспоминания.

Мы надеемся, что обзор в теорию организации деловых встреч был полезен. Удачи в проведении!